روش‌های مختلف برگزاری جلسات آنلاین

همانطور که می دانید اخیرا ملاقات و جلسات آنلاین محبوبیت بیشتری بین مردم و شرکت ها پیدا کرده است زیرا  با وارد شدن به  پاندمی بیماری کرونا سبک زندگی شکلی دیگر به خود گرفته است. بنابراین مطابق با نیازها و خواسته‌های مردم، ابزارها و روش‌های ارتباطی نیز تغییر پیدا کرده است . ارتباطات مجازی جایگزین ارتباطات حضوری و فیزیکی شده و البته برقراری ارتباطات موثر مجازی به ابزارها و مهارت‌های اولیه نیاز دارد. و ممکن است به آن آگاهی نداشته باشیم و دانستن آن به پربارتر شدن جلسات کمک خواهد کرد. در ادامه  به نکات مهم و روش های برگزاری جلسه های آنلاین به علاوه اپلیکیشن‌های کاربردی موثر می پردازیم تا از این طریق بتوانید با استفاده از این نکات، یک جلسه آنلاین رایگان برگزار کنید.

از لیست امروز گوشی های موبایل در سایت فروشگاه تخصصی موبایل حمید دیدن کنید: قیمت روز گوشی

 

 

 

چطور جلسه آنلاین برگزار کنیم؟

برگزاری جلسات آنلاین مزیت‌های زیادی دارد. از جمله مزیت هایی که می توان اشاره کرد اینکه سرعت کارها نسبت به جلسات حضوری بیشتر می شود و بسیاری از هزینه های اضافی کاهش پیدا می کند. شما در برگزاری جلسات آنلاین محدودیت مکانی ندارید. و از هر نقطه ای از دنیا می توانید جلسه را برگزار کنید. از طرف دیگر  جلسات مفید تر برگزار خواهد شد و از صرف وقت بیهوده جلوگیری می شود.

 

محبوب‌ترین برنامه‌های جلسه آنلاین رایگان

نرم افزارها یکی از مهم‌ترین ابزارهای کاربردی برای برگزاری جلسات آنلاین به شمار می آیند. بنابراین انتخاب نرم افزار مناسب بسیار حایز اهمیت است. در ادامه برنامه‌های متنوع با ویژگی‌های مختلف را لیست کرده ام تا از میان آن‌ها متناسب با نیازتان انتخاب کنید.

 

 

یکی از روش های برگزاری جلسه های آنلاین استفاده از اپلیکیشن زوم است.

 

1. برنامه Zoom

یکی از کاربردی‌ترین ابزارهای برگزاری جلسات آنلاین است. و خوشبختانه این قابلیت را دارد که بدون محدودیت زمانی، جلسات را برگزار کنید. این برنامه را به صورت رایگان می توانید نصب کنید. ویژگی‌های برنامه زوم شامل قابلیت تشکیل جلسه با 100 نفر، بهترین کیفیت تصویر، ارسال نامحدود پیام، دسترسی آسان به اعضای جلسه، قابلیت ارسال فایل، گیف، امکان برگزاری جلسات از سرتاسر دنیا، پیوستن به کانال های چت خصوصی و عمومی تصاویر می شود. اگر با سیستم عامل ios کار می کنید به راحتی می توانید با اتصال به Apple Carplay حین رانندگی در جلسه حضور پیدا کنید. زوم قابلیت برگزاری هزاران وبینار آموزشی و معرفی محصولات را به شما می دهد.

 

دانلود برنامه Zoom برای اندروید

 

دانلود برنامه Zoom برای ios

2. برنامه Google Meet

با این اپلیکیشن می توانید جلسات مجازی را با کیفیت بالا برگزار کنید. و گروه‌های 250 نفره را پشتیبانی می کند. برنامه Goolge Meetاین قابلیت را دارد که به راحتی به تقویم گوگل مرتبط شود. و  وقتی تاریخ برگزاری جلسات را در تقویم گوگل ثبت می کنید، در روز جلسه به طور خودکار گوگل میت اطلاع رسانی می کند.ویژگی‌های Google meet شامل ردیابی حضور و غیاب، پرسش و پاسخ، قابلیت پیوستن به جلسات از طریق بالا بردن دست، دعوت کردن اعضا از طریق لینک و به اشتراک گذاری صفحه است. البته همه قابلیت‌های نرم افزار گوگل میت برای کاربران رایگان نیست.

 

دانلود برنامه Goolgemeet برای اندروید

دانلود برنامه Google meet برای ios

 

3. برنامه Go to meeting

برنامه Go to meeting جزو محبوب‌ترین برنامه‌های جلسه آنلاین در سراسر دنیا شناخته است. بیش از 2.5 میلیون کاربر از این اپلکیشن استفاده می کنند. با اپلکیشن Go to meeting به راحتی می توانید به جلسه بپیوندید، و در عرض چند ثانیه همکارانتان را به جلسه دعوت کنید.  در طول جلسه از کیفیت فوق العاده صدا و تصویر مطمئن باشید و بدون نگرانی جلسه را اداره کنید. همچنین برنامه Go to Meeting این قابلیت را در اختیار شما قرار می دهد که تقویم را با برنامه ادغام کنید تا با یک ضربه به برنامه وارد شوید.

 

دانلود برنامه Go to meeting برای اندروید

 

دانلود برنامه Go to meeting برای ios

 

مایکروسافت تیمز هم از جمله روش های برگزاری جلسه های آنلاین به حساب می‌آید.

4. برنامه Microsoft team

از آنجاییکه این برنامه محصول شرکت مایکروسافت است، مزایای زیادی دارد. شما می توانید اسلایدها، پاورپوینت، اکسل یا فایل ورد را ویرایش کنید. مدت زمان جلسات ۶۰ دقیقه است و برای اینکه این زمان افزایش پیدا کند باید مبلغی هزینه کنید. اینکه هدف چیست و برای چه دلیلی با این برنامه کار می کنید، مهم نیست.  فرقی نمی کند که کجا حضور دارید به راحتی می توانید افراد را دور هم جمع کرده و یک جلسه کاری برگزار کنید یا دوستان و آشنایان را برای برگزاری یک جشن تولد با شکوه در سراسر دنیا دعوت کنید. برنامه مایکروسافت تیم جلسات را به صورت کاملا امن اجرا می کند و شما می توانید به فضای ذخیره سازی ابری، فایل ها و اسناد دسترسی داشته باشید. همچنین این قابلیت را دارد که تمامی فایل‌ها و برنامه‌های کاری را بین اعضا به اشتراک بگذارید و هر تیم می توانند فضای چت مجزایی را به خود اختصاص دهند.

دانلود برنامه Microsoft team برای اندروید

دانلود برنامه Microsoft team برای ios

5. برنامه High Five

   High five یکی از برنامه‌های کاربردی برای برگزاری جلسات یا ملاقات آنلاین است. شما به راحتی می توانید از هر دستگاهی به جلسه ملحق شوید. و جلسات بدون برنامه‌ریزی را با تایپ کردن شروع کرده و همکاران یا دوستان را با یک ایمیل به جلسه دعوت کنید.
   

دانلود برنامه high five برای اندروید

دانلود برنامه high five  برای ios

ابزار ضروری برای برگزاری جلسات آنلاین

کلید برگزاری یک جلسه پربار و مفید داشتن ابزارهای ضروری  است زیرا در دنیای مجازی تعامل واقعی زمانی شکل می گیرد که ابزارهای مورد نیاز یک جلسه فراهم باشد. قبل از اینکه لوازم مورد نیاز را تهیه کنید. باید این موضوع را مد نظر قرار دهید که هدف از برگزاری جلسه چیست. آیا هدف بیشتر اشتراک گذاری فایل‌ها و مدارک است یا مشارکت و گفتگو و بحث موضوع اصلی برقرار جلسات است. یا شاید علت تشکیل جلسه بیشتر پرسش و پاسخ و نظر سنجی است. بعد از اینکه هدف را تعیین کردید، طبق آن بعد باید نقاط ضعف و قوت نرم افزار‌ها را بررسی کرده و بعد از آن انتخاب کنید.

راهنمای برگزاری جلسات آنلاین

بعد از اینکه نرم افزار و سخت افزار مناسب جلسه را تهیه کردید باید نکاتی مانند تهیه دستور کار جلسه، چک لوازم سخت افزاری و نرم افزاری قبل از جلسه، زمان بندی جلسه، تعیین تعداد اعضا، دعوت اعضا به جلسه، طریقه دعوت اعضای جلسه را مد نظر قرار دهید.

تعیین هدف و دستور کار جلسه

قبل از شروع جلسه یک دستور کار تهیه کنید  و ۲۴ ساعت قبل از شروع جلسه برای شرکت کنندگان ارسال کنید. حین نوشتن دستور کار جلسه موضوعات مهم‌تر را در اولویت قرار دهید و مسایل کم اهمیت را در مراحل بعدی قرار دهید.  هرچه دستور کار منظم‌تر باشد، جلسه پربارتر تشکیل خواهد شد. این نکته را مد نظر قرار دهید که بدون نوشتن دستور کار، جلسه ای را شروع نکنید. دستور کار جلسه را براساس هدف جلسه بنویسید و در صورت نیاز، نقش‌ها و وظایف را مشخص کنید. و اگر نیاز است فایل گزارشی تهیه شود قبل از شروع جلسه آن را به مدیر جلسه اطلاع دهید. تا فرصت کافی برای تهیه آن داشته باشد. آماده کردن دستور کار جلسه به شرکت کنندگان نشان می دهد که جلسه هدفمند تشکیل شده است.

ابزار های سخت افزاری و نرم افزاری مورد نیاز برای جلسه آنلاین

قبل از شروع جلسه، لوازم سخت افزاری و نرم افزاری در جلسه را آزمایش کنید تا حین جلسه با مشکلی مواجه نشوید.

• بررسی باتری و شارژ لپ تاپ

قبل از شروع جلسه باتری لپ تاپ را بررسی کنید، اگر باتری لپ تاپ زود شارژ خالی می کند، این زنگ خطر است شاید باتری کهنه شده و به تعویض نیاز دارد. حداقل نیم ساعت تا یکساعت قبل از شروع جلسه شارژ لپ تاپ را چک کنید و اگر نیاز بود آن را به شارژ بزنید. نکته مهم اینکه ترجیحا از لپ تاپ یا تبلت به جای گوشی استفاده کنید زیرا بهتر و راحت تر می توانید عکس بگیرید.

• تنظیمات نرم افزار، میکروفون و بلندگو

مشکلات سخت افزاری و نرم افزاری ممکن است یک جلسه را با مشکلاتی مواجه کند. برای اینکه  از مشکل‌ساز شدن مسایل غیرمترقبه جلوگیری کنید، مطمئن شوید که صدا به راحتی منتقل می شود. همچنین هنگام خرید لوازم سخت افزاری به کیفیت وسایل توجه کنید زیرا ابزارهای بی کیفیت بر روند جلسه، اثر منفی خواهد گذاشت.